AUDIT MANUFAKTUR PADA PERUSAHAAN QQ TART

Kepada

Yth, Pemilik QQ Tart

Di Makassar

Kami telah melakukan audit atas Operasi dan Produksi pada QQ Tart.  Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang kegiatan Operasi dan Produksi yang terjadi dalam perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai tepat jumlah, tepat mutu, tepat hasil produksi, dan biaya yang rendah. Audit atas Operasi dan Produksi yang dilakukan diharapkan dapat memberikan saran perbaikan atas kekurangan kegiatan operasi dan produksi perusahaan agar dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I               : Informasi Latar Belakang

Bab II              : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III                        : Rekomendasi

Bab IV                        : Ruang Lingkup Audit

Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan, dan kerjasama dari berbagai yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.

Bab I

INFORMASI LATAR BELAKANG

QQ Tart yang berlokasi di Makassar oleh para pendiri yang terdiri atas:

  1. Ny. NR
  2. Nn. FR
  3. Tn. FR

QQ Tart bergerak dibidang produksi industri pangan. Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan kebutuhan pesanan khusus.

Perusahaan menghasilkan beberapa macam kue. Bahan baku yang digunakan masih bahan baku lokal.

Perusahaan menggunakan mesin yang masih berteknologi standar dengan kapasitas produksi 50 pcs per hari dengan jam kerja 08.00 – 17.00 per hari (6 hari kerja). Produksi disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi pengolahan bahan yang tersedia.

Tujuan dilakukannya audit adalah :

  1. Menilai apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar).
  2. Menilai apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah secara cermat menghubungkan santara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
  3. Menilai apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahan-kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan.
  4. Menilai apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
  5. Menilai apakah penempatan fasilias produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara ekonomis, efektif, dan efisien.
  6. Menilai apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kualitas, kuantitas dan waktu yang telah ditetapkan.
  7. Menilai apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan perusahaan.

Bab II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

  1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan sering tidak tepat sehingga penyetokan bahan baku kadang terlambat. Terlambatnya penyetokan bahan baku sehingga proses produksi kadang tidak mencapai target produksi.
  2. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya, sehingga pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki, yang berakibat terjadinya keterlambatan proses produksi dan tidak terealisaikannya rencana produksi dengan baik.
  3. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan.

Kriteria:

  1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan.
  2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :
  • Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang.
  • Biaya penyetelan (setup) mesin,
  • Upah lembur.
  • Pengangguran sumber daya.

3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan :

  • Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi sebelum proses produksi dimulai.
  • Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.
  • Konfirmasi pesanan; Kue yang dipesan di konfirmasi sehari sebelum pengerjaan.

4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.

5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.

6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya

tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi yang telah terjadwal

Penyebab:

  1. Beberapa kali terjadi keterlambatan pemenuhan pesanan.
  2. Saat beberapa komponen mesin dibutuhkan dalam proses produksi sering belum siap karena masih diperbaiki
  3. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.
  4. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.

Akibat:

  1. Laba setiap bulannya berfluktuasi, kadang langsung meningkat pesat dan juga bisa langsung menurun drastis.
  2. Proses produksi terhambat.
  3. Terjadi pembatalan pesanan.
  4. Proses produksi tidak memenuhi target produksi sesuai dengan jadwal produksi yang telah ditetapkan.

Bab III

REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

  1. Kelemahan yang terjadi pada perubahan penjadwalan produksi yang tidak memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal jika ada tambahan (perubahan) pesanan dari pelanggan.
  2. Kelemahan yang terjadi pada bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas yang tidak melakukan mekanisme penyesuaian program.
  3. Kelemahan yang terjadi pada jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

  1. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
  2. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman pesanan produk dengan jadwal produksi setiap jenis produk.
  3. Perusahaan harus membuat mekanisme penyesuaian (cross check)program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
  4. Perusahaan harus membuat jadwal pemeliharaan mesin yang tepat dengan jadwal penggunaannya

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada kegiatan produksi

Bab IV

Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah kegiatan produksi dan operasi. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen proses produksi, personalia yang bertugas dalam proses produksi, dan aktivitas proses produksi yang dilaksanakan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s